Geschäftsprozesse automatisieren – Praxisleitfaden

Unter Prozessautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von sich wiederholenden und manuellen Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses. Dazu gehören Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) oder intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), Workflow-Orchestrierung, künstliche Intelligenz (KI), Systemintegrationen und Geschäftsregeln. Ziel der Geschäftsprozessautomatisierung ist es, den Bedarf an menschlichen Eingriffen bei zeitaufwändigen Routineaufgaben zu reduzieren, um effizientere und effektivere Prozesse zu ermöglichen.

Wahrscheinlich sind Sie schon vielen Beispielen der Prozessautomatisierung begegnet, vielleicht sogar ohne es zu merken.

Nehmen wir an, ein neuer Mitarbeiter muss eingearbeitet werden. In diesem Beispiel zur Prozessautomatisierung beginnen wir mit einer Neueinstellung: Ein Bewerber hat ein Angebot angenommen und sein Anfangsdatum festgelegt. Wenn der Personalverantwortliche das Anfangsdatum in die Onboarding-Anwendung für neue Mitarbeiter eingibt, die auf der Prozessautomatisierungsplattform aufgebaut ist, werden mehrere automatische Schritte ausgelöst:

• Die App erstellt ein einzigartiges Portal für neue Mitarbeiter und benachrichtigt den neuen Mitarbeiter per automatisierter E-Mail. Der neue Mitarbeiter gibt auf der Portalseite alle erforderlichen Informationen ein und lädt Formulare hoch.
• Geschäftsregeln, die auf der Rolle und der Abteilung basieren, helfen bei der Entscheidung, welche Art von IT-Geräten und Zugang der neue Mitarbeiter benötigt. Die IT-Abteilung nutzt diese Informationen, um einen Laptop zu konfigurieren und sicherzustellen, dass er am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters einsatzbereit ist.
• Der Facility Manager erhält eine Benachrichtigung über die Neueinstellung per automatischer E-Mail, die durch die Anwendung ausgelöst wird. Sie weist dem Mitarbeiter einen Arbeitsbereich zu. RPA leitet diese Informationen an die IT-Abteilung weiter und trägt sie in die Portalseite des Mitarbeiters ein, damit er weiß, wohin er am ersten Tag gehen muss.
• Das KI-gestützte IDP extrahiert die Steuer- und Bankdaten aus den Formularen des Mitarbeiters, und eine API-Integration (Application Programming Interface) liefert sie an die Lohnbuchhaltungs- und T&E-Systeme des Unternehmens.

Sie können die Automatisierung auf Prozesse im gesamten Unternehmen anwenden, z. B. auf das Lieferkettenmanagement, das Akquisitionsmanagement oder das Kunden-Onboarding. Automatisierte Prozesse können Ihnen viel Zeit und Kopfzerbrechen ersparen, was zu reibungsloseren Arbeitsabläufen und besseren Erfahrungen für Kunden und Mitarbeiter führt.

Nachdem Sie das obige Beispiel gelesen haben, fragen Sie sich vielleicht, wie sich die Prozessautomatisierung von RPA unterscheidet.

RPA und Prozessautomatisierung sollten nicht als sich gegenseitig ausschließend, sondern vielmehr als sich ergänzend betrachtet werden. RPA ergänzt die Prozessautomatisierung, indem es Aufgaben innerhalb eines Prozesses auf eine Weise automatisiert, die die menschliche Interaktion mit einer Anwendungsbenutzeroberfläche nachahmt. Es ist immer noch ein weit verbreiteter Irrglaube, bei Prozessautomatisierung nur an RPA zu denken. Die Wahrheit ist jedoch, dass viele Herausforderungen fortschrittlichere Fähigkeiten erfordern, als RPA allein bieten kann, wie z. B. die Extraktion von Inhalten oder die Klassifizierung von E-Mails. RPA ist eine Komponente eines umfassenderen Prozessautomatisierungsansatzes, bei dem Sie mehrere Automatisierungstechnologien wie IDP, KI, API-Integrationen und Geschäftsregeln einsetzen.

RPA erfüllt zwei wichtige Funktionen auf Ihrem Weg zur Prozessautomatisierung:

• Aufgabenautomatisierung. RPA nutzt Software-Roboter, um Interaktionen zwischen Menschen und Computern zu emulieren und sich wiederholende Aufgaben in verschiedenen Anwendungen zu automatisieren. Unbeaufsichtigte RPA-Bots können in der Regel auf Host-Rechnern mit wenig bis gar keinem menschlichen Eingriff ausgeführt werden. Diese digitalen Mitarbeiter können rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr nach einem vordefinierten Zeitplan oder Auslöser arbeiten.
• Systeme verbinden. RPA kann auch Altsysteme verbinden, für die es keine APIs gibt.

Das Herzstück eines jeden Unternehmens sind hunderte – oft tausende – Prozesse. Die meisten Unternehmensprozesse interagieren mit einer Vielzahl von Menschen, Daten und Systemen, die sich ständig verändern und weiterentwickeln. Prozesse überschneiden sich und müssen, um effizient zu sein, durch verschiedene Systeme, zwischen Unternehmen und zwischen internen und externen Parteien fließen.

Wenn Ihre Geschäftsprozesse ineffizient, fehlerhaft oder nicht konform sind, ist Ihr Unternehmen mit Risiken konfrontiert, wie z. B. schlechten Kundenerlebnissen, Geldstrafen, Produktivitätsverlusten, frustrierten Mitarbeitern, höheren Kosten und einer schwachen Wettbewerbsposition.

Bei der Prozessautomatisierung, einem wichtigen Bestandteil der digitalen Transformation, arbeiten Ihre Technologie und Ihre Mitarbeiter zusammen, um die Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Durch die Integration von digitalen Arbeitskräften in Ihre Standardprozesse für menschenbasierte Aufgaben werden Ihre Abläufe widerstandsfähiger und Sie werden eine deutliche Verbesserung der Ergebnisse feststellen.

Als Nächstes lesen Sie über die allgemeinen Vorteile der Prozessautomatisierung.

Automatisierung fördert Innovation, da sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens von repetitiven Aufgaben befreit und sie sich somit auf ihre wirklichen Stärken konzentrieren können. Wenn Sie die Prozessautomatisierung einführen, werden Sie:

• Die Effektivität Ihrer Geschäftsprozesse erhöhen, um den Wert zu steigern.
• Operations in die Lage versetzen, sich auf Veränderungen einzustellen, unabhängig davon, ob diese Veränderungen auf Vorschriften, wirtschaftliche Bedingungen oder Probleme in der Lieferkette zurückzuführen sind.

Darüber hinaus führt die Prozessautomatisierung zu:

1. Effizienz: Weniger manuelle Schritte bedeuten schnellere, effizientere Geschäftsprozesse. Laut einer Forrester-Studie können Unternehmen 95 % schnellere Betriebsabläufe verzeichnen. Sie können wertvolle Ressourcen freisetzen und sie für strategischere Bereiche Ihres Unternehmens einsetzen.
2. Innovation: Durch das Automatiseren von Geschäftsprozessen werden menschliche Arbeitskräfte für hochwertige kognitive Aufgaben freigesetzt und nicht für langweilige Arbeiten, die besser von Maschinen erledigt werden können. Außerdem gibt sie Ihrem Unternehmen die nötige Flexibilität, um sich mit der Umgebung zu verändern.
3. Kosteneinsparungen: Trotz der anfänglichen Kosten für die Implementierung der Prozessautomatisierung sind die langfristigen Einsparungen erheblich.
4. Genauigkeit: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die früher menschlichen Fehlern unterlagen, können Sie die Genauigkeit verbessern und wertvolle Zeit einsparen, die sonst für die Suche nach unvermeidlichen Fehlern und deren Behebung aufgewendet werden müsste.
5. Wettbewerbsvorteil: Die Automatisierung kritischer Prozesse trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit und den Kundenservice zu verbessern und die Fähigkeit zu verbessern, auf Veränderungen im Wettbewerbsmarkt zu reagieren.

Weitere Einzelheiten zu den Vorteilen der Prozessautomatisierung, einschließlich der Vorteile für die Talentstrategie und die Einhaltung von Vorschriften, finden Sie hier: Geschäftsprozessautomatisierung (BPA): 6 wichtigste Vorteile.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Bemühungen zu koordinieren, ist ein Center of Excellence (CoE) für Automatisierung. Dieses CoE ist eine spezielle Geschäftseinheit, die sich auf die Umsetzung der Automatisierung im gesamten Unternehmen konzentriert. Sie leitet Bereiche wie die Recherche und den Kauf einer neuen Plattform zur Prozessautomatisierung, die Einführung bewährter Verfahren und die Schulung von Mitarbeitern, die Überprüfung von Prozessen vor der Inbetriebnahme und die Überwachung aller erforderlichen laufenden Wartungsarbeiten und Verbesserungen.

Jedes CoE sieht anders aus, je nach Unternehmensgröße, Automatisierungszielen und internen Teamstrukturen. Aber unabhängig davon, wie es eingerichtet ist, hilft ein Team, das alle Ihre Automatisierungsbemühungen leitet, dabei, Projekte zu propagieren und Standards für das Geschäftsprozessmanagement im gesamten Unternehmen zu setzen.