Was ist E-Procurement: Definition und bewährte Praktiken

Landes- und Kommunalbehörden sind für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen, die Instandhaltung der kritischen Infrastruktur wie Straßen und die Erfüllung der vielfältigen Bedürfnisse ihrer Gemeinden verantwortlich. Um gedeihen zu können, benötigen diese Behörden einen reibungslosen Prozess für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.

Aber das ist leichter gesagt als getan. Das öffentliche Beschaffungswesen mit seinen Beschaffungsrichtlinien ist ein komplexer Prozess, der große Mengen an Dokumenten und ein breites Spektrum an Beteiligten erfordert. Viele Unternehmen verwenden ein zusammengeschustertes Sortiment an selbst entwickelten und handelsüblichen Beschaffungsanwendungen, und viele Prozesse werden noch manuell durchgeführt. Ohne ein zentrales Archiv verbringen die Mitarbeitenden Stunden damit, Beschaffungsverträge zu durchforsten, um die von ihnen gesuchten Informationen zu finden. Und bei Prüfungen kann es mehrere Monate dauern, bis die Behörde die erforderlichen Daten abrufen kann. Die Entwicklung eines soliden E-Procurement-Prozesses auf einem System, das auf die besonderen Bedürfnisse von Behörden zugeschnitten ist, kann hier helfen.

Was ist E-Procurement und warum ist es wichtig?

Die Abkürzung steht für "electronic procurement", also elektronische Beschaffung. E-Procurement ist ein Geschäftsprozess zur Optimierung und Verwaltung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen unter Einsatz digitaler Technologien und Online-Plattformen. Es umfasst den gesamten Lebenszyklus der Beschaffung von der Bestellanforderung und der Bezugsquellenfindung über den Einkauf bis hin zur Rechnungsstellung und Bezahlung.

Mit E-Procurement-Software können Beschaffungsrichtlinien und -prozesse gestrafft und modernisiert werden, um den Anforderungen der Bürger besser gerecht zu werden, indem die Kosten gesenkt, die Transparenz erhöht und die Einhaltung komplexer Vorschriften gewährleistet wird. Dies ermöglicht es den Behörden nicht nur, fundiertere Kaufentscheidungen zu treffen, einen fairen Wettbewerb unter den Anbietern zu fördern und ihre Finanzmittel effizient zu verwalten, sondern auch die Verantwortlichkeit und die Transparenz im Beschaffungswesen des öffentlichen Diensts zu erhöhen.

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Das Beschaffungsmanagement mit manuellen, papiergestützten Verfahren stellt für Landes- und Kommunalbehörden aus mehreren Gründen eine Herausforderung dar:

• Komplexe Vorschriften Das öffentliche Beschaffungswesen unterliegt einer Vielzahl komplexer Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Das manuelle Management dieser komplexen Vorgaben erhöht das Risiko von Fehlern, Versäumnissen und Verstößen gegen Vorschriften.
  

• Hoher Verwaltungsaufwand Bei papiergestützten Prozessen fallen bei der Erstellung von Bestellanforderungen, Angeboten und Verträgen eine Menge Dokumente an. Sie sind zeitaufwändig in der Erstellung, Bearbeitung und Verfolgung. Dieser Verwaltungsaufwand verlangsamt den Beschaffungszyklus.
  

• Begrenzte Transparenz Manuelle Prozesse bieten keine Echtzeit-Transparenz in die Beschaffungsaktivitäten, was die Überwachung des Fortschritts, der Ausgaben und der Erfüllung gesetzlicher Auflagen schwierig macht.
  

• Begrenzte Zusammenarbeit Wenn alle an der Beschaffung beteiligten Abteilungen, Behörden und Mitarbeitenden auf physische Dokumente angewiesen sind, die nur schwer gemeinsam genutzt werden können, kann eine Zusammenarbeit schwierig sein.
  

• Risiko von Fehlern Bei der manuellen Dateneingabe und der manuellen Bearbeitung von Dokumenten kann es zu Datenfehlern, verlegten Dokumenten und Rechenfehlern kommen, die finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.
  

• Ineffizienz Papierbasierte Arbeitsabläufe sind von Natur aus langsamer und weniger effizient als automatisierte Prozesse. Verzögerungen bei Genehmigungen, Dokumentenweiterleitung und Kommunikation können zu längeren Beschaffungszyklen führen.

• Schwieriges Vendor-Relationship-Management Das Management der Anbieter-Kunden-Beziehungen, der Leistungsbewertungen und der Einhaltung von Vertragsbedingungen wird ohne digitale Tools mit zentralisierten Informationen und Nachverfolgung zur Herausforderung.
  

• Herausforderungen bei Prüfung und Berichterstattung Die Erstellung von Berichten und die Durchführung von Audits zu Rechenschafts- und Transparenzzwecken sind arbeitsintensiv und zeitaufwändig, wenn die Daten über Papierdokumente und mehrere Systeme verstreut sind.
  

• Mangel an strategischen Einblicken Bei manuellen Prozessen fehlen oft die Datenanalysefunktionen, die erforderlich sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Beschaffungsstrategien zu optimieren und Einsparmöglichkeiten zu ermitteln.
  

• Mangelnde Flexibilität Manuelle Systeme sind nicht so sehr an veränderliche Beschaffungsbedürfnisse anpassungsfähig, was die Integration moderner Verfahren wie elektronische Beschaffung, Online-Ausschreibungen und Zusammenarbeit mit Lieferanten erschwert.

Aus diesen Gründen versuchen Landes- und Kommunalbehörden zunehmend, manuelle, papiergestützte Beschaffungsprozesse durch modernere, effektivere E-Procurement-Systeme zu ersetzen.

In Landes- und Kommunalbehörden werden zunehmend E-Procurement-Systeme eingesetzt, da die Behörden bestrebt sind, Geschäftsprozesse zu straffen und die Effizienz zu steigern.

Die Eignung dieser Systeme ist jedoch von Behörde zu Behörde und von Gerichtsbarkeit zu Gerichtsbarkeit unterschiedlich. Während einige Behörden bereits über vollständig integrierte Plattformen verfügen, sind andere vielleicht gerade dabei, digitale Beschaffungsmöglichkeiten einzuführen oder zu erweitern. Bei vielen minderwertigen E-Procurement-Tools müssen die Benutzer immer noch manuelle Prozesse durchführen, die automatisiert werden könnten. Die Tools verfügen zum Beispiel nicht über einheitliche Anwendungen oder ein zentrales Archiv. Stattdessen stützen sie sich noch auf Vorlagen, die außerhalb des Systems erstellt wurden, und auf Daten, die in gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert sind – weshalb Vertragsdaten immer noch schwer zu finden und nachzuverfolgen sind. Dies verschwendet Zeit, verlängert den Beschaffungszyklus und birgt die Gefahr von Fehlern.

Ein E-Procurement-System, das den gesamten Beschaffungszyklus abdeckt, strafft den Beschaffungsprozess durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für alle Phasen, von der Bestellanforderung bis zur Erfüllung des Vertrags. Dies steigert die Effizienz, da manuelle Eingriffe, Datendoppelungen und das Risiko von Fehlern reduziert werden und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten ermöglicht wird.

Eine moderne, umfassende E-Procurement-Lösung beschleunigt die Beschaffungszyklen und erhöht die Transparenz für eine optimale Ressourcenzuweisung und ein effizientes Lieferantenbeziehungsmanagement.

Eine E-Procurement-Software, die den gesamten Beschaffungszyklus abdeckt, ohne das System verlassen zu müssen, ist entscheidend, um Zeit zu sparen, die Transparenz zu erhöhen und den Prozess in Echtzeit zu verfolgen. Diese Konsolidierung strafft den Arbeitsablauf, reduziert Fehler, fördert die Compliance und erleichtert datengestützte Entscheidungen, was letztlich zu einem effizienteren und effektiveren Beschaffungsmanagement führt.

[ Wählen Sie ein E-Procurement-System aus, das den gesamten Beschaffungszyklus abwickelt, von der Bestellanforderung bis zur Erfüllung des Vertrags. ]

Ein gutes E-Procurement-System sollte die folgenden Funktionen besitzen:

• Ein robustes Workflow-Tool, das Geschäftsregeln und Vorschriften befolgt und Genehmigungen und andere Entscheidungspunkte einbezieht, um jeden Schritt des Beschaffungsprozesses zu erfassen.

• Moderne Automatisierungstechnologien wie künstliche Intelligenz (KI) und robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), die es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

• Assistentengesteuerte Prozesse im Beschaffungswesen und Fragebögen, die Sie auf intuitive Weise durch die einzelnen Phasen einer Beschaffung (Anforderung, Ausschreibung, Bewertung usw.) führen.

• Integration mit Microsoft Office 365 für eine nahtlose Kommunikation, die mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpft ist.

• Tools für das Management von Vendor-Relationships und Lieferantenbeziehungen, einschließlich der Verfolgung der Lieferantenleistung, der Anbieterregistrierung und der Vorqualifizierung.

• Ein komplettes Dokumentenarchiv, einschließlich aller Vertragsunterlagen und Vorlagenbibliotheken.

• Transparenz und Zugriff für alle Beteiligten, damit sie Informationen schnell finden können.

• Ein Prüfpfad für alle Aktivitäten, von der Ausschreibung bis zur Erfüllung des Vertrags, um die Compliance nachzuweisen.
  

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Was ist also E-Procurement? Hierbei handelt es sich um ein automatisiertes System, das zur Lösung vieler Probleme im Beschaffungsprozess beitragen kann, indem es die Effizienz steigert, Fehler reduziert, die Compliance sicherstellt, die Transparenz erhöht und datengestützte Entscheidungen ermöglicht.

Die richtige Beschaffung ist für Landes- und Kommunalbehörden von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt auf die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen und die Verwendung von Steuergeldern auswirkt. Ein hervorragendes E-Procurement-System strafft den Beschaffungszyklus und erleichtert das Management komplexer Vorschriften, die effektive Zuweisung von Budgets und die Erfüllung der Rechenschaftspflicht, was die Leistungserbringung verbessert und den verantwortungsvollen Umgang mit den Finanzen fördert.