Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Die Arbeit von heute ist komplex, mit differenzierten Abläufen, riesigen Informationsmengen und einer Belegschaft, die von Menschen, KI, Robotern und intelligenten Maschinen angetrieben wird. Ohne disziplinierte Praktiken im Geschäftsprozessmanagement (BPM), die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeitsabläufe, Daten und Mitarbeiter über Geschäftsprozesse hinweg unterstützen, kann es schwierig – wenn nicht gar unmöglich – sein, positive Ergebnisse zu erzielen und zu reproduzieren. Allen voran: Was ist ein Geschäftsprozess?

Geschäftsprozessmanagement ist eine von Menschen geprägte Disziplin, mit der Unternehmen Prozesse erstellen, verwalten und optimieren. Das oberste Ziel von BPM ist die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsergebnisse. BPM konzentriert sich auf einen gesamten Prozess und nicht auf einzelne Aufgaben, was zur Verbesserung der Leistung, der KPIs und der Ergebnisse beiträgt und zu weniger Fehlern, zufriedeneren Kunden und niedrigeren Kosten führt.

Jedes Unternehmen hat Geschäftsprozesse, aber zu viele verlassen sich auf veraltete Verfahren, die Papierformulare oder andere manuelle Schritte erfordern. Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter selbstgefällig werden, kostet das ihre Unternehmen mehr als nur Effizienzverluste. Es ist auch mit Opportunitätskosten verbunden, wenn Sie es versäumen, Ihre Prozesse zu modernisieren.

Eingebettetes Geschäftsprozessmanagement verbessert nicht nur die Betriebseffizienz, sondern fördert auch das Wachstum, hilft bei der Verwaltung von Governance, Risiken und Compliance und verbessert das Kundenerlebnis und das Engagement der Mitarbeiter. Der Verzicht auf die Möglichkeit, diese Vorteile zu nutzen, bedeutet wahrscheinlich den Verzicht auf einen Wettbewerbsvorteil.

BPM ist auch ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation. Laut der Harvard Business Review ist der Prozess eines der vier wesentlichen Elemente der digitalen Transformation. Sie schreiben:

„Ohne [Prozessmanagement] reduziert sich die Transformation auf eine Reihe von inkrementellen Verbesserungen – wichtig und hilfreich, aber nicht wirklich transformativ.“

Eine starke Disziplin im Geschäftsprozessmanagement wird Ihnen helfen, Ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen.

• Setzen Sie den richtigen Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe ein. Orchestrieren Sie Daten, Mitarbeiter – sowohl menschliche als auch digitale – und Systeme im gesamten Unternehmen, damit Prozesse so effizient wie möglich ablaufen.
• Anwendung von Geschäftsregeln, um wichtige Richtlinien und Verfahren zu identifizieren, zu implementieren und konsistent zu replizieren, z. B. Schwellenwerte für Ausgabenanträge, Steuerklassen und Genehmigungsketten, damit Sie die Governance und Compliance verbessern können.

• Anpassung an sich ändernde Situationen. BPM ermöglicht Unternehmen die schnelle Erkennung, Analyse und Anpassung an sich verändernde Bedingungen, z. B. Änderungen von Geschäftsereignissen und Vorschriften.

Sobald Ihr Prozessmodell fertiggestellt ist und Sie die Automatisierung überall dort integriert haben, wo sie benötigt wird, ist es an der Zeit, Ihren Workflow in die Tat umzusetzen. Wenn Ihr neuer Workflow in Produktion geht, gibt es drei Dinge, die sowohl IT- als auch Geschäftsanwender fordern: Geschwindigkeit, Sicherheit und Integration. Die Erfüllung dieser Anforderungen mit den richtigen Technologien wird den Erfolg Ihrer BPM-Initiative erheblich sichern.

• Geschwindigkeit: Wenn Sie eine BPM-Software verwenden, die nativ DevOps unterstützt, können Sie eine Workflow-Anwendung erstellen und bereitstellen, sobald der Entwurf abgeschlossen ist. Sobald Sie die Anwendung erstellt haben, können Sie sie überall ausführen. Die Anwendung sollte auf jedem Gerät, einschließlich jeder Art von mobilem Gerät auf jeder Betriebsplattform, genau so aussehen und sich auch so verhalten, wie es beabsichtigt war – ohne zusätzlichen Aufwand oder Kosten. Dies spart sowohl Ihren Entwicklern als auch den Nutzern Zeit, die von unterwegs auf ihre Workflows zugreifen müssen und dabei ein nahtloses Erlebnis benötigen.

• Sicherheit: Geschwindigkeit muss nicht gegen Sicherheit eingetauscht werden. BPM-Systeme für Unternehmen sind durch robuste Sicherheitszertifizierungen abgedeckt, welche die Compliance in allen Bereichen Ihrer Geschäftstätigkeit gewährleisten. Fortgeschrittenes Business Activity Monitoring und andere Governance-Fähigkeiten gewährleisten die durchgängige Funktion Ihrer Anwendungen und Ihre Geschäftskontinuität.
• Integration: Wenn Geschäftsdaten über verschiedene Datenbanken und Systeme oder in On-Premises-, Cloud- und SaaS-Umgebungen verstreut sind, brauchen Sie eine Möglichkeit, alles zusammenzuführen. Erstellen Sie Ihre Anwendungen auf einer Plattform mit einer Data Fabric: eine moderne, sichere und einfache Methode zur Verbindung von Daten. Ihr Workflow stellt Ihnen umfassende Informationen und Erkenntnisse für eine effektivere Entscheidungsfindung bereit, egal wo sich Ihre Daten befinden.

Die Ausführung Ihres Workflows ist noch lange nicht das Ende der Fahnenstange. Eine effektive BPM-Disziplin erfordert eine kontinuierliche Überwachung. In dieser Phase des BPM werden Daten gesammelt und analysiert, damit Sie die Leistung Ihrer Prozesse beurteilen können. Die Technologien, die Sie für diese Bewertungen einsetzen, werden sowohl die Erfolge Ihrer Orchestrierungs- und Automatisierungsbemühungen als auch die Bereiche beleuchten, in denen noch Handlungsbedarf besteht.

In dieser Phase kann Process Mining-Software eine wertvolle Hilfe sein. Process Mining nutzt Datenwissenschaft und maschinelles Lernen, um betriebliche Systemprotokolldateien zu analysieren und klare und präzise Abbildungen Ihrer Prozesse zu erstellen. Es ersetzt subjektive und kostspielige Befragungen durch einen datengestützten und faktenbasierten Ansatz zur Dokumentation des tatsächlichen Workflows, der Einblicke in die tatsächliche Arbeit von Menschen, Systemen und Unternehmen bietet.

Process Mining ist eine hervorragende Ergänzung zu BPM. Wenn Sie feststellen, dass bestimmte Bereiche Ihres Prozesses nicht so gut funktionieren wie erhofft, können Sie den Prozess überarbeiten und so das Rad der kontinuierlichen Optimierung drehen.

Das Durchlaufen neuer Protokolldateien durch ein Process Mining-Tool ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, die Leistung zu bewerten. Hier kommt die Leistung der Automatisierung ins Spiel. Sie können auch integrierte Echtzeit-Verwaltungstools und -Analysen nutzen, um laufende Prozesse und die Leistung zu überwachen und Aufgaben bei Bedarf neu zuzuweisen, um die Effizienz zu steigern. Mit dieser Art von Transparenz können Sie schnell Änderungen vornehmen, die erhebliche positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können.

Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Analyse in der Mess- und Analysestufe zusätzliche Verbesserungsmöglichkeiten aufgedeckt hat. Das BPM sollte eine fortlaufende Praxis sein, um Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren, wenn neue Technologien eingeführt werden, Fluktuation auftritt und Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.

Geschäftsprozessmanagement-Software kann eine kontinuierliche Optimierung fördern, indem sie Sie bei folgenden Aufgaben unterstützt

• Anpassung an sich ändernde Situationen. BPM ermöglicht Unternehmen die schnelle Erkennung, Analyse und Anpassung an sich verändernde Bedingungen, z. B. Änderungen von Geschäftsereignissen und Vorschriften.

• Erkennen und beheben Sie proaktiv Engpässe und Ineffizienzen, indem Sie den Prozessverlauf zusammenfassen und Analysen durchführen.

• Nutzen Sie Predictive Analytics unter Verwendung bisheriger Leistungsdaten, um intelligente, selbstoptimierende Prozesse zu schaffen.

• Dynamische Berichte, mit Echtzeit-Transparenz über die Leistung von Geschäftsabläufen.

• Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse mit den Erkenntnissen, die für die Entwicklung der Unternehmensleistung erforderlich sind.

Jeder Geschäftsprozess hat sowohl menschliche als auch technische Elemente. Bestimmte Aufgaben erfordern menschliches Eingreifen, während andere viel effizienter sind, wenn sie automatisiert werden. Hier gewinnt BPM an Bedeutung, da es Ihnen helfen kann, diese Aufgabentrennung zu verstehen, aber aus einer viel ganzheitlicheren Perspektive, als wenn Sie jede Aufgabe einzeln betrachten würden. Dieser Ansatz hilft Ihnen auch zu verstehen, wann und wie die verschiedenen BPM-Technologien eingesetzt werden sollten, um den Nutzen zu maximieren.

In der digital geprägten Geschäftswelt spielen BPM-Technologien eine wichtige Rolle bei der Automatisierung von Geschäftsprozessautomatisierung. Sie bringen Prozesse, Daten und Software zusammen, um Aktionen im gesamten Unternehmen zu orchestrieren und zu koordinieren, unabhängig davon, ob diese Aktionen von Mitarbeitern vor Ort oder aus der Ferne, von virtuellen Mitarbeitern oder von intelligenten Technologien gesteuert werden. So kann die Arbeit schneller, präziser und effektiver erledigt werden, während gleichzeitig die Anzahl der Fehler und die Kosten gesenkt werden.

Dies sind einige der am häufigsten verwendeten Automatisierungstechnologien und Funktionen von BPM:

• KI-gestützte Verarbeitung von Inhalten.

• Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und API-Integrationen zur Automatisierung von Systeminteraktionen.

• Geschäftsregeln

• Arbeitsablauf-Orchestrierung

Von einfachen Aufgaben auf Abteilungsebene bis hin zu globalen Arbeitsabläufen – die Vorteile der Automatisierung umfassen eine höhere geschäftliche Ausfallsicherheit, eine höhere Produktivität, eine größere Zuverlässigkeit, eine bessere Verfügbarkeit, eine höhere Leistung und geringere Betriebskosten. Mit zunehmender Komplexität und zunehmendem Umfang der zu automatisierenden Prozesse steigt auch der Bedarf an stärkeren und umfassenderen Orchestrierungsfunktionen.

Unabhängig davon, ob Sie gerade erst mit BPM beginnen oder bereits eine Praxis eingeführt haben, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie eine signifikante Auswirkung sehen, wenn Sie Ihren Ansatz in Betracht ziehen/überdenken. Im Folgenden finden Sie einige häufige „Symptome“ von Unternehmen, Organisationen ohne Erwerbscharakter und Behörden auf der ganzen Welt, die auf einen Bedarf an neuem oder verbessertem BPM hinweisen:

• Ihre Arbeitsabläufe sind immer noch mit sehr viel Papierkram verbunden … mit ECHTEM Papier.

• Ihre Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit, etwas zu suchen, anstatt sich ihrer eigentlichen Arbeit widmen zu können!

• Systembenutzer leiden unter dem „Copy-and-Paste-Syndrom“, d. h. sie geben dieselben Informationen mehrfach in vielen Systemen ein.

• Die Effizienz Ihrer Mitarbeiter wird durch Silos und einen allgemeinen Mangel an Transparenz gedrosselt und ihre Geduld auf die Probe gestellt.

• Unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Abteilungen verwenden unterschiedliche Systeme für ein und denselben Zweck.

• Ihre Kunden übermitteln redundante Informationen an verschiedene Geschäftsteams – immer und immer wieder.

• Die Kommunikation mit Ihren Kunden erfolgt über einen einzigen Repräsentanten, was zu massiven Engpässen führt.

• Support-Mitarbeiter warten stundenlang auf Daten, die sie für eine Kundeninteraktion benötigen.

Andere Symptome, die auf einen Bedarf an BPM hinweisen, beziehen sich auf Risiken, Compliance und Kundenerlebnis, wie:

• Alte Systeme können mit den Erwartungen der Kunden nicht Schritt halten.

• Kunden machen auf verschiedenen Geräten unterschiedliche Erfahrungen.

• Einige Kundenerlebnisse werden auf bestimmten Geräten oder Kanälen überhaupt nicht unterstützt.

• Jeder Standort hat ein eigenes regulatorisches Umfeld, das sich ständig weiterentwickelt.

• Compliance-Systeme arbeiten in Silos.

• Informationen sind in Ihrem Unternehmen zu „Nadeln in mehreren Heuhaufen“ geworden.

• Bis die Mitarbeiter die benötigten Informationen erhalten, hat sich schon wieder etwas geändert.

• Ihre derzeitige Software unterstützt keine aktuellen Sicherheits-und Datenschutzprotokolle.

Es ist definitiv an der Zeit, das BPM in Betracht zu ziehen, wenn Sie Anwendungen entwickeln und bereitstellen und diese Probleme feststellen:

• Mehrere Projekte konzentrieren sich auf Probleme, an deren Lösung Ihr IT-Team bereits arbeitet.

• Kein kommerzielles Produkt scheint in der Lage zu sein, Ihre Herausforderungen vollständig und kosteneffizient zu lösen.

• Ihr Unternehmen hat immer noch Hunderte von Anwendungen in seinem Arbeitsrückstand, obwohl Sie Unsummen für ERP-Software ausgegeben haben.

• Ihre „Unternehmensautomatisierungsplattform“ hat sich lediglich als Vertriebsautomatisierungstool entpuppt.

Kurzfristig hilft Geschäftsprozessmanagement Unternehmen dabei, Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen. Das kann mehr Umsatz und Wachstum bedeuten, aber auch mehr Geschwindigkeit, Organisation und Effizienz. Langfristig trägt Geschäftsprozessmanagement zur Schaffung eines Wettbewerbsvorteils bei, indem die Agilität innerhalb der Organisationsstruktur verbessert wird. Die BPM-Plattformtechnologie kann jede Organisation – in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst – unabhängig von ihrer Aufgabe effizienter, agiler und erfolgreicher machen.

Auf den ersten Blick scheint Geschäftsprozessmanagement denselben Vorteil zu liefern wie klassische Unternehmensanwendungstechnologien, beispielsweise ERP: mehr Produktivität in der Belegschaft (infolge der Straffung von Geschäftsabläufen und der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben). BPM-Plattform gehen jedoch weit über Effizienzgewinne hinaus. Kapazitäten für den Wissensaustausch und integrierte Tools zur Zusammenarbeit verbessern die Entscheidungsfindung. Prozess-Performanceberichte und stetige Prozessverbesserung unterstützen die Workflow-Optimierung. Benachrichtigungen und Auslöser tragen zur Reduzierung von Fehlern und der Vermeidung von Überschuss bei. Und eine Engine für Geschäftsregeln sorgt für die Durchsetzung der Governance.

BPM-Plattformen helfen Unternehmen nicht nur bei der Produktivitätssteigerung für ihre Belegschaft, sondern verbessern auch die Produktqualität und tragen zur Senkung des Unternehmensrisikos bei. Das Ergebnis? Innerhalb weniger Monate nach der Einführung sorgen diese Verbesserungen für starke Kosteneinsparungen bei Unternehmen.

Zusätzlich zur Senkung der Kosten können BPM-Plattformen Unternehmen dabei unterstützen, durch die Steigerung der Produktmenge, die Verkürzung der Zyklusdauer und die Verbesserung des Kundenservice ihren Gesamtumsatz zu steigern. Eine durchgängige Bearbeitung hilft bei der Verkürzung der Lieferzeiten. Dashboards helfen dabei, die Unternehmensaktivität nach Einfluss auf den Absatz zu ordnen. Prozess-Performance-Berichte unterstützen die Erkennung von Engpässen und die Reduzierung der Übergaben. Zentrale Unternehmensinformationen tragen zur Beschleunigung der Entscheidungsfindung bei. Ein geschlossener Kundenfeedback-Prozess trägt zur Performance-Nachverfolgung bei. Mit der Zeit ergeben diese Verbesserungen eine kürzere Markteinführungszeit und ein verbessertes Kundenerlebnis, was sich schließlich im Absatz und im Umsatz niederschlägt.

Während weniger Kosten und mehr Umsatz die zwei direkten und greifbarsten Vorteile von Geschäftsprozessmanagement sind, lässt sich der echte Wert, den BPM liefert, gar nicht in Zahlen erfassen. Langfristig helfen Prozessanwendungen, die mit BPM-Plattformen erstellt werden, Unternehmen dabei, agiler zu werden. Geschäftsregeln gewährleisten, dass Prozesse automatisch an Veränderungen in der Geschäftsumgebung angepasst werden. Tools zur Zusammenarbeit schlagen Brücken zwischen den Abteilungen und verbessern und beschleunigen gleichzeitig die Entscheidungsfindung. Und Modifikationen am laufenden Prozess verkürzen die Reaktionszeit bei Veränderungen durch dynamische Prozessumleitung in Echtzeit. Mit diesen Fähigkeiten ist ein Unternehmen besser aufgestellt, um auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren und umzuschalten – und zwar schneller als seine Wettbewerber!

Bei Ryder, einem Unternehmen für Fuhrparkverwaltung und Lieferkettenlösungen, wurden früher alle kundenbezogenen Dokumente per E-Mail, Post und Fax an die Mietbüros vor Ort geschickt. Daten von Außenstehenden wurden durch Telefonanrufe und E-Mails gesammelt. Ryder implementierte einen BPM-Ansatz und nutzte die Appian Plattform, um Systeme und Prozesse mit mehreren Anwendungen zu vereinheitlichen, die nahtlos zusammenarbeiten. Auf diese Weise konnten sie die Transaktionszeiten für die Kunden um 50 % reduzieren.

Führende BPM-Technologie bietet eine Vielzahl von Funktionen in einer einzigen Plattform. Prozessmanagement-Technologie ermöglicht einem Unternehmen die Straffung seiner Betriebsabläufe durch Automatisierung, Ausführung, Auswertung und Überwachung von Geschäftsprozessen vom Anfang bis zum Ende. Um all diese Vorteile nutzen zu können, sollten Sie sich nach einer Plattform umsehen, die diese Funktionen bietet:

• Data Fabric zur systemübergreifenden Vereinheitlichung von Daten und Erstellung von leistungsstarken Anwendungen.

• Künstliche Intelligenz zur Steigerung der Produktivität in jeder digitalen Umgebung

• Prozessautomatisierung, um alles mit integriertem Workflow, RPA, KI, IDP und API-Integrationen zu automatisieren.

• Total Experience-Funktionen für die Einbindung interner und externer Nutzer über Web und Mobilgeräte.

• Process Mining zum Aufdecken ineffizienter Prozesse und für die Optimierung von Geschäftsergebnissen.

• Low-Code-Design-Erfahrung für eine schnelle Lösungsfindung.

• Qualitäten für Unternehmen wie hohe Zuverlässigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit.

Mit einer einheitlichen Lösung wie dieser lassen sich Schulungszeiten, Lizenzen und Abhängigkeiten von zusätzlichen Tools reduzieren.