Bien qu’ils soient souvent utilisés de manière interchangeable, même par les fonctionnaires, les termes achats et acquisition ne sont pas synonymes. Voici la différence en quelques mots :
Qu’est-ce que les achats ?
Les organismes publics utilisent généralement le terme « achats » (ou « achats en ligne ») pour désigner le processus de bout en bout d’obtention de biens ou de services.
Qu’est-ce que l’acquisition ?
L’acquisition a une signification beaucoup plus large et stratégique. L’acquisition englobe non seulement le processus d’achat, mais aussi d’autres processus qui le précèdent et le suivent. Vous entendrez peut-être des personnes utiliser les termes acquisition et processus de gestion des acquisitions de manière interchangeable. Les deux font référence au même processus général.
Achats et acquisition : la différence pour le gouvernement
Le processus d’acquisition (Appian Government Acquisition suite) pour les pouvoirs publics au sens large est généralement le domaine des organisations fédérales. Les dirigeants des États et des collectivités locales se concentrent plus souvent sur le processus d’achat.
Mais comme pour beaucoup de choses dans l’administration, les différences ne sont pas aussi simples. Examinons quelques distinctions et donnons quelques éléments de contexte pour vous aider à mieux collaborer avec les parties prenantes du secteur public en matière d’achats et/ou d’acquisitions.
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Les cinq étapes de la procédure d’achats publics
Dans l’administration publique, le procurement est le processus d’achat des biens et services nécessaires aux organismes locaux, régionaux et nationaux pour mener à bien leurs missions. Chaque étape du processus d’achat comporte une série d’étapes précises. (En savoir plus sur ce qu’implique chaque phase.) Voici un bref aperçu des cinq phases d’un achat :
Les cinq phases des achats publics
Phase | Finalité |
Exigences | Identifier et définir le besoin de biens ou de services. Il s’agit notamment de décider d’une stratégie d’achat, par exemple d’acheter un produit standard ou un produit sur mesure. |
Appel d’offres | Demander des offres et des propositions aux vendeurs. |
Évaluation | Examiner les offres et les propositions afin de déterminer le meilleur fournisseur. |
RÉCOMPENSE | Fixer les conditions de livraison des biens et des services. |
Après l’attribution du marché | Veiller à ce que la fourniture des biens ou services achetés soit conforme au contrat passé avec le gouvernement, notamment en ce qui concerne les spécifications et les délais. |
L’acquisition ne se limite pas aux achats
Au niveau national, si toutes les activités d’achats susmentionnées font partie du cycle d’acquisition, elles n’en constituent qu’une partie. Appelé « Big A » par les équipes nationales, le domaine plus vaste de l’acquisition comprend également la manière dont les nouvelles capacités et leurs exigences sont générés et examinés, la manière dont l’organisme contribue à sa part du budget annuel du président et alloue les ressources, et la manière dont les projets, les programmes et les contrats sont régis et exécutés.
Au sein de « Big A », il existe trois processus de décision stratégique, ou étapes, qui sont régis par des facteurs différents :
Exigences, en fonction des besoins d’acquisition.
Programmation et budgétisation, en fonction du calendrier de planification de l’exercice fiscal.
Gouvernance, en fonction de la réussite des événements et des étapes de l’acquisition.
Mais n’avons-nous pas dit tout à l’heure que l’étape de l’identification des exigences faisait partie des achats ? Si. Les exigences constituent la première phase des achats, et de nombreux processus d’achats commencent par la saisie des exigences.
Toutefois, certaines activités liées aux exigences sont des tâches de planification des acquisitions qui ne relèvent pas du domaine des achats (ou « à gauche » des achats, si l’on envisage l’acquisition comme un workflow allant de gauche à droite). Par exemple, certains travaux de planification en amont peuvent commencer des années avant que le besoin de financement ne soit inscrit et ne puisse faire l’objet d’une action contractuelle.
Les organismes publics nationaux et locaux ont un processus d’évaluation des exigences beaucoup plus court et moins compliqué que le gouvernement fédéral. Les organismes publics nationaux et locaux n’ont pas autant de procédures, de documents et d’approbations à respecter avant la contractualisation.
Le processus des exigences fédérales est plus complexe (c’est l’une des raisons pour lesquelles, parmi les modules de l’Appian Government Acquisition suite, le Requirements Management est le plus populaire dans les agences fédérales). Dans les agences fédérales, la majeure partie de la programmation et de la budgétisation du « Big A » précède les achats. Ces premiers processus de budgétisation alimentent le processus d’élaboration des exigences lorsque les fonds sont officiellement engagés pour y répondre. À droite du cycle d’achats, les acquisitions fédérales comprennent également l’administration du programme du bureau de programme, comme le suivi de la formation, les accords de non-divulgation et les biens meublés par le gouvernement.
Achats et acquisition : comprendre les zones grises
Il faut garder à l’esprit que la distinction entre l’acquisition et les achats n’est pas toujours évidente. Il existe des zones grises. En effet, le processus d’acquisition pour les pouvoirs publics est un processus vivant, qui a évolué au fil du temps. La régulation fédérale d’acquisition (FAR) est utilisée par toutes les agences exécutives pour l’acquisition de fournitures et de services. La FAR et ses suppléments sont fréquemment mis à jour, ce qui signifie qu’ils continuent également à évoluer.
De plus, toutes les acquisitions fédérales ne doivent pas nécessairement passer par le processus d’acquisition complet. L’approche la plus appropriée pour chaque projet dépend de facteurs tels que le coût, le calendrier, le risque, les développements technologiques et la disponibilité d’un produit ou d’un service adéquat.
Par exemple, si un produit commercial existant peut répondre efficacement à l’exigence, un cycle de vie plus court peut être utilisé. En revanche, pour les services complexes ou les articles uniques qui nécessitent un développement, des essais, une fabrication, etc., l’ensemble du cycle d’acquisition est nécessaire. Ce qu’il faut retenir, c’est que le cycle d’acquisition est flexible et peut être adapté à une situation particulière.
Contexte historique utile des termes achats et acquisition.
Jusqu’à la fin des années 1970, les agences fédérales utilisaient le terme achats pour englober toutes les fonctions contractuelles. Par exemple, il existait une régulation sur les achats des services armés (ASPR), une régulation sur les achats fédéraux et une régulation sur les achats de la NASA, entre autres.
Puis, en 1978, le ministère de la Défense (DoD) a décidé que l’acquisition était un terme plus approprié pour désigner la passation de marchés dans le cadre d’un processus plus large, comprenant des éléments tels que la spécification des exigences et la gestion du programme. Ils ont donc remplacé le mot achats par contrats. Ils ont conservé le mot achats pour faire référence au processus budgétaire.
Lorsque la FAR a été publiée en 1984, elle utilisait le terme acquisition au lieu d’achats. Mais le mot achats était trop profondément enraciné pour être entièrement éliminé, et c’est ainsi qu’en 2001, les conseils de la FAR ont cédé à la terminologie couramment utilisée et ont ajouté la définition actuelle des achats à la FAR 2.101 pour tenter de dissiper la confusion. (Voir FAC 97-22, 66 Fed. Reg. 2117.) Mais au vu de l’intérêt suscité par ce sujet, cette tentative n’a pas permis de dissiper la confusion.
La différence entre l’acquisition et les achats : cinq points à retenir
Bien qu’il y ait des points communs entre les achats et l’acquisition, voici les distinctions de haut niveau que les responsables gouvernementaux doivent garder à l’esprit :
- Le terme achats (souvent appelé achats en ligne) est le plus souvent utilisé par les organismes locaux et nationaux pour décrire le processus de bout en bout d’achat de biens et de services. [ En savoir plus dans Les achats en ligne : définition et bonnes pratiques. ]
- Les achats des organismes publics locaux, régionaux et nationaux se déroule en cinq étapes : les exigences, l’appel d’offres, l’évaluation, l’attribution du marché et après l’attribution du marché.
- Au niveau fédéral, les achats font partie d’un processus d’acquisition plus large et de bout en bout qui comprend également les processus qui précèdent et suivent les achats.
- Toutes les acquisitions fédérales ne doivent pas nécessairement être soumises à l’ensemble du cycle d’acquisition.
- Ces processus ne sont pas figés. Le processus d’acquisition pour les pouvoirs publics évolue continuellement en réponse aux fréquentes mises à jour de la FAR, la principale régulation qui couvre la manière dont les agences exécutives doivent acquérir des fournitures et des services.
Le paysage des achats continue d’évoluer et les organismes publics à tous les niveaux doivent moderniser leurs environnements pour rester dans la course. En savoir plus sur ce qui vous attend. Lisez les Perspectives Appian Government Acquisition suite : des experts s’expriment sur l’avenir des achats.
