10 signes indiquant que vous avez besoin d’outils de Case Management

Les outils de Case Management aident les équipes à gagner en rapidité et en agilité pour le travail de connaissance non structuré et imprévisible, ainsi que pour les tâches pour lesquelles les données doivent être collectées à partir de différentes sources, analysées, résumées pour la prise de décision et mises en œuvre, souvent de manière ad hoc et sans étapes de processus prescrites.

À quoi ressemble le Case Management dans le monde réel ? Examinons quelques exemples auxquels répondent les logiciels de Case Management.

Bien entendu, la signification d’un Case (dossier) dépend de votre secteur d’activité. Les médecins et les avocats ont des dossiers médicaux et juridiques, et les dossiers des équipes informatiques comprennent les tickets du service d’assistance. Pour les équipes d’assistance et de service clientèle des banques, les dossiers peuvent correspondre à des demandes de renseignements et à des problèmes rencontrés par les clients. Pour les équipes du gouvernement fédéral chargées de l’acquisition de biens et de services, la création de dossiers de passation de marchés est essentielle.

Bien que ces cas soient très différents, toutes ces équipes ont un objectif similaire : améliorer les processus variables dans lesquels les événements et les étapes ne s’inscrivent pas parfaitement dans un calendrier.

Mais comment savoir si votre organisation a besoin d’outils de Case Management ?

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Si vous cherchez, sans y parvenir, à gagner en rapidité et en flexibilité dans votre organisation, le Case Management est peut-être l’un des aspects à améliorer.

Identifiez les domaines où vos équipes perdent du temps. Pour les organisations qui traitent des dossiers comme ceux décrits ci-dessus, le simple fait de prendre la bonne décision peut être terriblement long et compliqué en raison de processus complexes. Avec de multiples variables imbriquées à gérer, il vous est difficile d’optimiser les activités. C’est là que les outils de Case Management entrent en jeu : pour rationaliser le processus et rendre les résultats de décisions complexes aussi rapides et efficaces que possible.

Examinons les principaux signes indiquant qu’il est temps d’envisager des outils de Case Management pour optimiser les processus, gagner en rapidité et en agilité, ainsi que garantir la conformité.

1. Vos équipes utilisent des feuilles de calcul pour gérer les dossiers.
   
2. Vos équipes croulent sous les papiers liés à chaque dossier.
   
3. Lorsqu’ils travaillent sur le terrain, vos collaborateurs sont paralysés s’ils n’ont plus accès à Internet et ils se rabattent souvent sur des processus manuels et papier.
   
4. Les collaborateurs doivent trop souvent jouer à la « chaise pivotante » : demander de l’aide à leurs collègues, tout en naviguant entre différents onglets, écrans et systèmes pour trouver l’information nécessaire.
   
5. Les travailleurs passent beaucoup de temps à chercher la bonne information.
   
6. Les collaborateurs se débattent avec un manque de visibilité continue entre les dossiers.
   
7. Vos équipes ne disposent pas d’un moyen productif de collaborer sur les détails et informations d’un dossier, et elles ont recours aux e-mails, à la messagerie instantanée, aux réunions ou aux appels.
   
8. La conformité est un réel problème et vous ne disposez pas de logs fiables sur lesquels vous appuyer pour étayer un dossier.
   
9. Vos données sont cloisonnées dans plusieurs systèmes différents et sont souvent périmées ou inexactes.
   
10. Vos rapports sont dispersés dans différents systèmes.

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Si vous reconnaissez vos problèmes dans la liste ci-dessus, il est temps de découvrir comment un logiciel de Case Management pourrait aider votre organisation à améliorer ses résultats. Les meilleurs outils de Case Management vous aident non seulement à mieux gérer vos dossiers, mais ils offrent également des avantages tels que le suivi centralisé, le suivi de la documentation, les pistes d’audit et des outils de communication.

Considérez les fonctionnalités en quatre catégories. Les outils de Case Management doivent aider votre organisation à :

Gérer l’un des quatre types de Case Management : les activités de prise de décision, les demandes de service, la gestion des incidents et les enquêtes. (Pour plus de détails sur les quatre types de dossiers et sur la manière de les optimiser, lisez notre article connexe « Qu’est-ce que le Case Management ? »)

Rassemblez les données de plusieurs systèmes en un seul endroit, afin d’améliorer l’accès et la visibilité des données, ainsi qu’accélérer la prise de décision.

Gagnez en efficacité, réduisez les erreurs et diminuez les coûts, en automatisant les processus complexes de bout en bout.

Boostez les performances en gérant les exceptions et les activités ad hoc avec des capacités de tâches et des affichages de données exploitables.